Бухгалтерские и кадровые бланки

Главная » Файлы » Кадровые бланки » Кадровые документы

Вся кадровая документация для индивидуального предпринимателя (и не только для ИП)
[ Скачать с сервера (19.5 Kb) ] 07.12.09, 23.49.10
Коммерсант-работодатель. Вся кадровая документация

Какие кадровые документы должны быть у предпринимателя?
Обязательно ли составлять все положения, предусмотренные кодексом?
Насколько подробно инспекторы проверяют внутренние акты?

Приняв на работу сотрудника, коммерсант немедленно получает статус работодателя, и вместе с этим обязанность вести кадровую документацию. Бумаги нужны, даже если у ИП трудится один работник, ведь исключений Трудовой кодекс не предусматривает. Всю документацию можно разделить на 3 группы:
- организационные документы: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании сотрудников, должностные инструкции, положение об охране труда, журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), табель учета рабочего времени, график отпусков;
- документы по личному составу: трудовые договоры (когда их много, можно вести книгу регистрации трудовых договоров), приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу (в случае переводов), трудовая книжка, записка-расчет при расторжении трудового договора, личные карточки работников;
- учетные документы: индивидуальные карточки, ведомости по зарплате.
Отдельно стоит назвать справочные документы, к которым относятся заявления, докладные, объяснительные записки, различные уведомления.
Мы не будем останавливаться на нюансах оформления бумаг, а попробуем разобраться, какие документы на сотрудников должны быть у коммерсанта, а какие составлять не обязательно. Отсутствие бумаг проверяющие расценят как нарушение законодательства о труде, за которое для ИП предусмотрен штраф от 1 до 5 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Отметим: нередко представители трудовой инспекции, выявив недочеты, ограничиваются предписанием. В нем отмечаются отсутствующие документы, иные ошибки, которые требуется устранить в установленный контролерами срок.

Организационные документы

О штатном расписании (форма N Т-3) Трудовой кодекс упоминает в статье 57, где говорится о существенных условиях трудового договора. В частности, наименование должности принимаемого сотрудника указывается в соответствии со штатным расписанием. Из этого следует вывод, что штатное расписание необходимо. После того как бланк Т-3 заполнен, необходимо составить приказ об утверждении штатного расписания. Документ пишется в свободной форме, а о его необходимости сказано в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, которым утверждены все бланки кадровой документации. Если необходимо внести изменения в штатное расписание - это тоже оформляется приказом в свободной форме. Ограничений и запретов для этого нет
График отпусков предусмотрен статьей 123 Трудового кодекса. График по форме N Т-7 составляется ежегодно по всем работникам и утверждается бизнесменом не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
Трудовой кодекс обязывает работодателя составлять внутренние положения, регламентирующие порядок работы. Крупной фирме такие документы могут пригодиться, а для ИП зачастую оформление подобных положений - лишняя трата времени. Тем не менее, об их необходимости говорится в законе, и контролеры нередко интересуются ими. В большинстве случаев проверяющие ограничиваются фактом наличия, не вдаваясь в содержание.
В правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ) прописывается порядок приема и увольнения, основные права и обязанности работника и работодателя, взыскания за нарушение дисциплины. Фактически документ дублирует отдельные положения Трудового кодекса. Предполагается, что в нем отмечаются нюансы, характерные для данного предприятия. Например, сотрудник подает заявление начальнику цеха, который визирует его и передает в отдел кадров. Кстати, Трудовой кодекс не раз ссылается на трудовые правила. К примеру, введение суммированного учета рабочего времени должно быть закреплено в таких правилах (ст. 104 ТК РФ), в них устанавливается режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ), перерывы для отдыха и питания для сотрудников коммерсанта, естественно, в рамках, очерченных кодексом (ст. 108 ТК РФ). Кроме того, до подписания трудового договора работника следует под роспись ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника (ст. 68 ТК РФ). Правила прямо упомянуты в статье.
Еще одно обязательное положение - об обработке и защите персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ). Таковыми считаются любые сведения, относящиеся к определенному гражданину, в частности, его ФИО, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование и профессия, доходы (ст. 3 Федерального закона о персональных данных от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ). В положении приводятся сведения, относящиеся к персональным данным сотрудника, перечень данных, носящих конфиденциальный характер, указывается порядок ознакомления сотрудников со своими персональными данными, обязанности работодателя по передаче данных, в том числе третьей стороне. С содержанием положения о защите данных работник обязан быть ознакомлен под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). На наличие положения инспекторы обращают внимание (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 27 ноября 2006 г. N КА-А40/11424-06).
Одна из обязанностей работодателя - обеспечивать безопасные условия труда. Эта обязанность включает ряд мероприятий, названных в статье 212 Трудового кодекса. В одном из пунктов говорится о необходимости инструкций по охране труда для работников. Причем, сотрудник должен быть ознакомлен с правилами техники безопасности до того, как приступит к выполнению своих обязанностей. Факт инструктажа необходимо зафиксировать письменно. Лучше всего завести журнал инструктажа по охране труда. Таким образом, в копилку внутренних положений добавляются правила по технике безопасности и журнал инструктажа.
Есть документы, которые у многих на слуху, но составлять их ИП вовсе не обязательно. Один из них - коллективный договор. Его заключают работодатель и работники (в лице представителя), устанавливая различные положения этого договора (оплаты труда, рабочего времени, отдыха, различных гарантий). Он заключается только, если одна из сторон изъявила на то желание (ст. 40, 41 ТК РФ). Положение об оплате труда - этот документ ИП составляет при необходимости. Когда работникам выплачивается оклад, оговоренный трудовым договором, никаких премий и вознаграждений не предусмотрено, то составлять положение не стоит. Если вопросы оплаты труда не урегулированы в трудовых договорах, тогда положение необходимо. Кстати его может заменить коллективный договор. Дело в том, что различные вознаграждения сотрудникам можно учесть при расчете налогов только, если выплата предусмотрена положением или коллективным договором.
Иные внутренние положения составляются, когда они необходимы бизнесмену для контроля и организации работы сотрудников. Не забывайте, что со всеми действующими положениями сотрудник должен быть ознакомлен под роспись при заключении трудового договора с ИП.

Наша cправка

Документы, предъявляемые гражданином при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ):
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка (исключение: трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства);
- страховое свидетельство пенсионного страхования;
- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву);
- документ об образовании (о квалификации, наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний).
Перечень исчерпывающий, но в отдельных случаях, предусмотренных законодательством, коммерсант вправе потребовать дополнительные документы. Например, оформление иностранного работника, который должен предъявить ИП, в частности, разрешение на работу (подробнее об этом в "СП" N 3, 2009.)

Прием сотрудника

При оформлении на работу гражданин должен предъявить бизнесмену документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса (см. справку). Это закрытый список, и заявление о приеме на работу там не названо. По сложившейся практике принимаемые сотрудники в свободной форме пишут заявление о приеме на имя ИП, указывая в нем дату, с которой работник приступает к работе, должность, но оно не является обязательным документом. Трудовой договор заключается на основе обязательных документов, приказ о приеме составляется на основании заключенного трудового договора. Поэтому, если заявления о приеме нет - нарушением это не является. Когда договоров много, можно вести отдельный журнал регистрации договоров, где указывать их реквизиты (дата и номер, ФИО сотрудника, должность, срок окончания или указание на бессрочность). Но обязательного требования нет, если бизнесмену удобен такой журнал, он вправе его составить.
После трудового договора и приказа о приеме заполняется трудовая книжка. Запись о приеме вносится в трудовую книжку сотрудника, проработавшего свыше пяти дней (ст. 65 ТК РФ). Конечно, запись можно сделать и раньше, к примеру, сразу после подписания приказа о приеме. Нарушением это не будет. Но если работник решил уйти спустя 3 дня после заключения договора, а ИП не успел сделать запись, то ее можно и не вносить. Обратите внимание: трудовые книжки должны храниться у работодателя. Если работник просит ее на руки, ему можно выдать заверенную копию.
Как правило, при проверках инспекторы ограничиваются контролем записей в самих книжках, но согласно правилам ведения и хранения трудовых книжек, работодатель должен вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Когда сотрудников много, такая книга полезна, чтобы не потерялись книжки. Но если подчиненных один-два человека, особого смысла в этом бланке нет. Тем не менее, оформить его стоит, это не займет много времени и избавит от дополнительных вопросов контролеров.
Сотрудникам, у кого нет трудовой книжки (впервые оформляется на работу, книжка утеряна), работодатель обязан купить и выдать трудовую. В этом случае понадобится расходная книга по учету бланков трудовых книжек. В ней будет указана дата покупки бланка и дата его выдачи работнику. Опять же, для коммерсанта такая книга - трата времени, но таково требование.
На каждого сотрудника оформляется личная карточка по форме N Т-2. Это своеобразная анкета, где приводятся все данные на подчиненного, в частности, общие сведения (ФИО, дата рождения, образование), характер работы, информация о стаже, семье, об отпуске, переводах и увольнении. А также ведется лицевой счет по форме N Т-54, в которой отражаются все начисления и удержания из зарплаты сотрудника.

Особенные бумаги

При заключении трудового договора некоторые лица должны пройти обязательный медицинский осмотр. Требование касается лиц, не достигших возраста 18 лет (ст. 69 ТК РФ), а также сотрудников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными или опасными условиями, в пищевой промышленности, общепите, детских учреждениях (ст. 213 ТК РФ). Соответственно, у таких работников должны быть медицинские книжки, а у коммерсанта - какой-то учетный документ, где будут отмечаться даты прохождения осмотров, например журнал прохождения работниками медосмотров. С работниками, которые непосредственно связаны с обслуживанием или использованием денежных средств, товарных ценностей, иного имущества нужно заключить договор о полной материальной ответственности. В случае причинения ущерба такого подчиненного можно привлечь к материальной ответственности в полной сумме ущерба. Весь перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры, утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. N 85. Учтите, такой договор нельзя заключать с лицами, не достигшими 18 лет.

Отпуск

Все сотрудники, работающие по трудовому договору, независимо от срока договора и формы оплаты имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В первый год работы подчиненному предоставляется отпуск по истечении 6 месяцев непрерывного труда (ст. 122 ТК РФ). Коммерсант вправе по своему усмотрению дать отпуск работнику авансом (по заявлению работника), то есть до истечения установленного срока. А в отдельных случаях (ст. 122 ТК РФ) бизнесмен обязан это сделать.
Для того чтобы уйти в отпуск, работник пишет заявление в произвольной форме. Но это не обязательный документ. Если сотрудник уходит в отпуск строго по графику отпусков, то писать его не обязательно. Заявление понадобится, когда сотрудник уходит не по графику или просит предоставить отпуск без сохранения зарплаты (ст. 128 ТК РФ). Однако на практике, как правило, применяется такой порядок: собравшись в отпуск, человек пишет заявление, на основе заявления (если его нет, сослаться можно на график отпусков) оформляется приказ о предоставлении отпуска (форма N Т-6).
На основании приказа делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2), а также лицевом счете (форма N Т-54). Составив приказ, ИП должен оформить записку-расчет о предоставлении отпуска (форма N Т-60). В ней показывается средний заработок для расчета отпускных, определяется сумма выплаты.

Командировка

Если сотрудники направлялись в служебные командировки, то у ИП должны быть бумаги, свидетельствующие о поездке. Их всего три. Первый - служебное задание (форма N Т-10а), где указываются цель поездки, сроки. Второй - приказ о направлении в поездку, для которого предусмотрена унифицированная форма N Т-9. И третий - командировочное удостоверение, составляемое на основании приказа (форма N Т-10). В нем проставляются отметки о дате прибытия и отъезда из пунктов назначения. Удостоверение подтвердит факт и срок нахождения работника в пункте назначения, а также станет подтверждением командировочных расходов.

Увольнение сотрудника

При оформлении на работу, заявление от сотрудника необязательно, а вот в случае увольнения по собственному желанию, подчиненный должен написать заявление (ст. 80 ТК РФ). Унифицированного бланка нет, оно составляется в свободной форме. Предупредить о своем уходе работник обязан не позднее, чем за 2 недели. В случае, когда трудовой договор прекращается по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ), оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору, где указывается, что стороны пришли к договоренности расторгнуть договор с такого-то числа. В такой ситуации заявление писать не нужно.
На основе заявления или соглашения к договору, ИП оформляет приказ о прекращении трудового договора с работником. На основании приказа делается запись в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54), трудовой книжке, а также осуществляется расчет с сотрудником по форме N Т-61. Отметим: при увольнении материально ответственного лица к приказу нужно приложить документ об отсутствии материальных претензий к сотруднику. А вот обходной лист подписывается для работодателя. Этот документ кодексом не предусмотрен.

Приложения:
Таблица 1. Перечень индивидуальных кадровых документов
Таблица 2. Перечень общих кадровых документов
 

Категория: Кадровые документы | Добавил: savimar | Теги: кадры, кадровые документы, Индивидуальный предприниматель, кадровое делопроизводство
Просмотров: 11640 | Загрузок: 967 | Комментарии: 4 | Рейтинг: 4.8/5
Всего комментариев: 0
Имя *:
Email *:
Код *:
Категории раздела
Дисциплинарные взыскания [3]
Обязательные документы кадрового делопроизводства [9]
Кадровые документы [4]
Курс валют
Поиск
Новости бухгалтеру